O processo de contas a pagar é parte importante da gestão financeira de uma empresa, pois garante que as contas sejam pagas em dia e assegura o bom relacionamento com os fornecedores.
O controle e monitoramento adequado destas atividades tem função estratégica e possibilitam uma visão clara da saúde financeira da empresa. Quer saber tudo sobre esta função? Confira abaixo o bê-á-bá do contas a pagar:
- O que é contas a pagar?
- Para que serve o contas a pagar?
- Como funciona o contas a pagar?
- Conhecimentos e habilidades necessárias ao profissional de contas a pagar
- Maiores desafios do contas a pagar
- Sistemas e tecnologias do contas a pagar
O que é contas a pagar?
Uma área ou processo dentro do departamento financeiro que gerencia os gastos e paga (ou envia à tesouraria) todas as contas de uma empresa para que se processe a quitação das mesmas. Considere todas as obrigações financeiras assumidas por uma companhia:
- Água, luz, telefone;
- Aluguel e condomínio;
- Recursos humanos: folha de pagamento dos funcionários;
- Fornecedores: prestadores de serviço, matéria prima, manutenção, suporte;
- Facilities: infraestrutura predial, limpeza, segurança e manutenção;
- Empréstimos e financiamentos.
Contas a pagar é o reflexo da quantia de dinheiro que uma empresa deve a seus credores por bens ou serviços que foram recebidos, mas ainda não foram pagos. Este é um tipo de dívida de curto prazo que normalmente vence dentro de um ano.
As atividades do contas a pagar não são apenas operacionais. Ela têm função estratégica e devem se alinhar a um plano financeiro estabelecido pela empresa.
Para que serve o contas a pagar?
Para garantir o bom funcionamento dos negócios, uma empresa precisa interagir com seus colaboradores e fornecedores de produtos e serviços. Nesse sentido, ter uma boa gestão de contas a pagar é essencial para que ela cumpra seus compromissos e evite perdas financeiras.
Gestão e operação
A gestão de contas a pagar consiste na execução de diversas tarefas operacionais. Dentre elas, as principais são:
- Fazer a entrada dos títulos a pagar;
- Garantir o pagamento dentro dos prazos e meios acordados;
- Monitorar a conclusão dos pagamentos;
- Garantir que todos os pagamentos estejam dentro da política de aprovações de despesas;
- Fazer a conciliação entre extrato bancário e pagamentos agendados (essa tarefa é da área de Tesouraria).
Recomenda-se que estas tarefas sejam centralizadas em uma pessoa ou departamento, orientados por um processo claro e padronizado a fim de evitar os danos gerados por erros e falhas como:
- Pagamento de multas;
- Pagamento de juros;
- Pagamento em duplicidade;
- Danos reputacionais por falta de pagamento e inadimplência;
- Evitar fraudes.
Informação
Construir e apresentar informações de qualidade são outras grandes responsabilidades do contas a pagar.
- Criar uma noção clara sobre quanto recurso deverá existir em caixa para honrar com os pagamentos futuros;
- Produzir relatórios para a contabilidade. A contabilidade, por sua vez, usará estas informações para construir o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e o relatório de fluxo de caixa, importantíssimos para análise da saúde financeira de um negócio, bem como o Balanço Patrimonial e o ativo líquido. A área de tesouraria, quando existente na empresa, é responsável por esta atividade;
- Produzir relatórios que permitam aos gestores da empresa visualizar onde houveram mais gastos ou em quais departamentos a empresa mais investiu.
Estratégia
Para muitas empresas, o contas a pagar assume uma função apenas operacional. Os gestores que ultrapassam esta visão e exploram o valor estratégico do contas a pagar certamente encontram um poderoso diferencial competitivo.
Com uma estrutura organizada de contas a pagar, a empresa consegue construir uma visão clara do futuro das suas responsabilidades. O gestor pode, então:
- Orientar a estratégia do departamento comercial para priorizar ganhos de curto, médio ou longo prazo;
- Saber se pode assumir riscos ou assumir uma posição mais conservadora;
- Aumentar ou reduzir investimentos em inovação;
- Buscar investimento;
- Compreender se pode ou não assumir novas dívidas.
Relações comerciais
A habilidade de negociação tem assumido uma importância incontestável dentro do departamento de contas a pagar. Este profissional possui um grande diferencial quando consegue:
- Negociar prazos quando necessário;
- Apaziguar parceiros e mitigar danos quando houver atrasos ou erros nos pagamentos;
- Negociar preços a fim de aumentar a margem de lucro da empresa;
- Procurar por melhores fornecedores.
Outras expectativas
Além das habilidades técnicas para execução eficiente das tarefas de rotina, um bom profissional do departamento financeiro deve ter uma visão estratégica de otimização de recursos, possuir um senso de melhoria contínua e ser confiável e responsável acima de tudo.
Como funciona o contas a pagar?
O processo de contas a pagar começa quando uma empresa recebe uma conta ou fatura de um fornecedor. A empresa revisará a fatura para garantir que esteja correta e que os bens ou serviços tenham sido recebidos conforme o esperado. Se tudo estiver em ordem, a empresa irá inserir a fatura em seu sistema de contas a pagar e agendar o pagamento.
O título a pagar criado no sistema de gestão possui diversas informações. Confira as mais comuns:
- Nome e informações cadastrais do fornecedor;
- Valor;
- Data de vencimento do título ou das parcelas;
- Categoria: requisição de compra (suprimentos, matéria prima, produto para revenda, etc), holerites (folha de pagamento), pagamento de tributos e outros;
- Departamento de destino (operação, marketing, financeiro, administração, frota, etc).
Existem várias maneiras pelas quais as empresas podem gerenciar suas contas a pagar, inclusive manualmente, com software ou por meio de terceirização. Os métodos manuais podem ser demorados e propensos a erros, enquanto o software pode ajudar a automatizar o processo e reduzir o risco de erros.
Conhecimentos e habilidades necessárias ao profissional de contas a pagar
Cada segmento de mercado tem suas particularidades e demandam dos colaboradores conhecimentos específicos. Entretanto, seguem os campos de estudo mais populares para esta área de atuação:
Hard Skills
Capacidades técnicas, aprendidas por meio de cursos, treinamentos, livros, workshops, entre outros.
- Matemática básica
- Capitalização simples
- Capitalização composta
- Percentual
- Equivalência de taxas
- Gerar e acompanhar relatórios
- Regime de caixa e competência
- Sistema de informação integrado
- Retenções de impostos na fonte
- Análise de crédito (para quando a própria precisa solicitar crédito)
- Prazos médios de pagamento
- Gestão de riscos
- Legislação tributária federal, estadual, municipal e suas bases de cobrança
Soft Skills
Aptidões comportamentais, pessoais e interpessoais. São atributos que podem ser desenvolvidos, mas não são conhecimentos técnicos.
- Organização e controle
- Confiabilidade
- Responsabilidade
- Habilidade social
- Habilidade de negociação
Maiores desafios do contas a pagar
Processos manuais
Inserção manual dos dados e cobrança de aprovação são tarefas simples, mas que demandam atenção e tempo. As ações precisam ser feitas e conferidas (não raramente, conferidas mais de uma vez).
Processamento ineficiente
Erros de processamento causados por informações cadastradas erroneamente, esquecimento de pagamentos e pagamentos duplicados. Se os processos dependem de papel e e-mails, os erros se tornam ainda mais frequentes.
Gestão de informação
Uma única compra pode gerar inúmeros documentos que geralmente precisam ser guardados por bastante tempo. Armazenar e acessar a informação após anos de acúmulo pode ser uma dor para o profissional de contas a pagar, já que é seu dever garantir registros fiéis, bem como pesquisar e analisar dados para apresentação de relatórios 100% confiáveis.
Expectativa estratégica
Hoje, o contas a pagar está totalmente integrado à gestão estratégica das empresas. Buscar soluções criativas para otimização da operação é uma iniciativa esperada do bom profissional financeiro.
Cadeia de aprovação
Quando os processos de compras e a rotina de pagamentos exige diversas aprovações, a complexidade da operação aumenta exponencialmente.
Fraudes cibernéticas
Roubo de dados e fraudes tem sido um problema cada vez mais popular entre as companhias informatizadas. Garantir a segurança cibernética é ponto de atenção crítico para o departamento financeiro.
Sistemas e tecnologias do contas a pagar
Em geral, as contas a pagar são uma parte crítica da gestão financeira de uma empresa, e é importante ter um sistema para garantir que as contas sejam pagas em dia e que as relações com os fornecedores sejam mantidas. Usando software ou terceirização, as empresas podem agilizar seu processo de contas a pagar e melhorar sua gestão financeira.
O profissional de contas a pagar passará grande parte do seu tempo nos sistemas ERP e Internet Banking. Confira abaixo mais detalhes:
- ERP (Enterprise Resource Planning) ou sistema integrado de gestão empresarial: plataforma que auxilia o gestor da empresa a melhorar os processos internos e integrar as atividades de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.
- Internet Banking: plataforma mobile ou desktop na qual é possível ter acesso à sua conta bancária e às diversas funcionalidades de pagamento e monitoramento.
Outros recursos populares
- DDA (Debito Direto Autorizado): essa função permite que você visualize todos os boletos que estão sendo emitidos contra o CNPJ da sua empresa. Com o DDA, você é avisado quando houver um pagamento emitido contra o seu CNPJ.
- Débito automático: recurso que permite programar o pagamento de contas e faturas.
- Contas bancárias controladas via API: permite com que sistemas se comuniquem com sua conta automaticamente, sem interferência humana. A sua plataforma pode fazer todas as operações de uma conta corporativa convencional de forma autônoma, conciliando automaticamente os pagamentos e recebimentos.
- Terceirização de administração financeira: existem empresas especializadas em executar tarefas operacionais de departamentos financeiros. A terceirização pode ser uma boa opção para empresas que não possuem recursos para gerenciar contas a pagar internamente.
Sobre os autores
James Raul Withoeft
Possui formação em Comunicação Social com habilitação em publicidade e propaganda e vasta experiência em branding, direção de arte publicitária, design gráfico, projetos editoriais, CX, UX e UI.
Márcio Chiovatto
