Assinaturas, carimbos, grampeadores e calculadoras sempre fizeram parte do dia a dia do profissional financeiro no contas a pagar. Incontáveis notas fiscais e atenção redobrada na revisão de cada cálculo tiram o sono deste profissional, guardião do pagamento de todos colaboradores e fornecedores.
Nos últimos anos, a transformação digital impulsionou negócios e transformou segmentos de mercado inteiros. O departamento financeiro não foi uma exceção. As mudanças foram substanciais! Confira abaixo as principais mudanças no contas a pagar:
- Automatização do trabalho manual
- Processos e fluxos de trabalho padronizados
- Tecnologia e inteligência artificial
- Melhoria contínua
- Estratégia e criatividade
- Conhecimentos periféricos
- Habilidade social e negociação
- LGPD, compliance e segurança
- Experiência do colaborador
Automatização do trabalho manual
O maior vilão no contas a pagar é a entrada manual de dados. O preenchimento manual de documentos e a inserção manual de dados em sistemas é uma tarefa tediosa que demanda tempo e atenção.
O analista financeiro cuida da saúde financeira da empresa. Em outras palavras, ele cuida do dinheiro da companhia. Por ser uma tarefa de alta responsabilidade, existe alta tensão ligada às muitas atividades deste profissional.
O colaborador precisa concluir determinadas tarefas e, em seguida, revisá-las uma ou mais vezes. Não é raro que outro colaborador também as revise para reduzir as chances de erro. O descuido na rotina do profissional de contas a pagar pode gerar problemas como:
- Erros dos cadastros e dados
- Falhas nos pagamentos agendados
- Lentidão das tarefas
- Operação onerosa por envolver várias pessoas
- Danos reputacionais em caso de falta de pagamento
- Perdas financeiras por multas e juros
- Danos estratégicos em caso de relatórios inexatos
A inclusão gradual de diversas tecnologias vêm alterando a forma com que o colaborador organiza e executa suas tarefas. Entretanto, determinadas tecnologias geraram um impacto grandioso na rotina do analista de contas a pagar. O Pix, meio de transferência e pagamento eletrônico instantâneo criado pelo Banco Central do Brasil é, talvez, o maior exemplo atualmente. O pagamento instantâneo com a possibilidade de conciliação bancária automática foi uma revolução para o setor de contas a pagar do departamento financeiro.
Confira a lista das soluções mais populares entre os profissionais do contas a pagar:
Pix
Instantâneo e disponível 24/7, o Pix vem substituindo os meios de pagamento existentes como: depósitos bancários com dinheiro em espécie, DOC, TED e boleto. O Pix já é tão popular quanto cartão de crédito ou débito.
Pagamentos em lote
Imagine toda a praticidade dos meios de pagamento modernos e instantâneos (como o Pix) processados automaticamente, de uma só vez.
API de pagamento
Uma API é um meio de comunicação entre diferentes sistemas. Com uma conta bancária controlada via API você consegue fazer com que sistemas conversem com sua conta bancária, monitorando e controlando as transações. Se o seu negócio consiste em um aplicativo ou plataforma online como e-commerce ou marketplace, esta é a solução perfeita para você fazer grandes volumes de pagamento automaticamente.
Débito Direto Autorizado (DDA)
Com o DDA, os boletos vão até você. Consiste em uma lista online onde você consegue consultar todos os boletos que foram emitidos em seu CPF ou CNPJ. Estes boletos não são pagos automaticamente. Você escolhe quando e como pagar. Esta lista é exibida no aplicativo ou sistema de internet banking do seu banco, caso ele forneça este recurso.
Débito automático
Em vez de pagar o boleto manualmente todos os meses, você coloca a conta no débito automático e, na data do vencimento, ela é paga automaticamente com o dinheiro da conta. É muito comum para boletos de água, luz, telefone, gás, internet e até alguns impostos. Algumas empresas (corretoras de seguro, por exemplo) conseguem fazer cobranças por meio do débito automático. Para tanto, elas precisam ter convênio com os bancos e autorização dos clientes.
Terceirização
Consiste em contratar uma empresa especializada nas rotinas do departamento financeiro, levando esta demanda para fora da empresa.
Processos e fluxos de trabalho padronizados
Cada pessoa tem sua bagagem profissional, seu jeito, sua história, seus métodos. Essa pluralidade pode ser extremamente enriquecedora para o time. A troca de experiências e a colaboração mútua constrói um poderoso ambiente de aprendizado.
Entretanto, se cada colaborador tiver a liberdade de executar as tarefas do seu próprio jeito, inúmeros problemas costumam ocorrer:
- Dificuldade da continuidade de uma tarefa por diferentes colaboradores;
- Diferentes padrões de nomenclatura dificultam a pesquisa de dados;
- A demissão ou admissão de novos colaboradores afetarão o processo e, consequentemente, todos os departamentos da empresa;
- Registros e relatórios sem padrão e sem previsibilidade.
Este problema pode ser parcialmente resolvido com uma boa política de integração de novos colaboradores e treinamentos específicos. Entretanto, como podemos garantir que os métodos serão mantidos na rotina diária da operação?
Buscando resolver este problema, surgiram as plataformas de gerenciamento e automação de fluxos de trabalho. Estes sistemas utilizam uma metodologia baseada no conceito de esteiras de tarefas. Estas esteiras são chamadas de pipeline (fila de cano, em inglês), funis ou workflows.
Cada pipeline possui uma sequência clara de etapas ou estágios. As etapas são compostas por sub tarefas obrigatórias ou não obrigatórias. Para cumprir a tarefa, o operador deve necessariamente passar por todas as etapas e suas respectivas sub tarefas. Desta maneira, todos os colaboradores tomarão as mesmas medidas. A exibição clara das etapas do processo reduz a ambiguidade. Quando o preenchimento das informações é padronizado, o intercâmbio de colaboradores em uma mesma tarefa deixa de ser um problema. A centralização da informação também colabora na construção de relatórios confiáveis.
Tecnologia e inteligência artificial
A utilização massiva de tecnologia no departamento financeiro já é uma máxima em inúmeros segmentos. O CFO moderno está sempre de olho nas melhores tecnologias para automatizar processos e reduzir incertezas. Confira abaixo algumas das mais marcantes tecnologias do mercado atual.
Inteligência artificial
Atualmente, as soluções baseadas em inteligência artificial vêm recebendo os holofotes nos veículos de comunicação e nos centros de inovação.
O uso de algoritmos inteligentes torna a tarefa de análise de dados menos complexa, uma vez que o volume de informações só cresce. Dentre os benefícios mais óbvios estão a maior agilidade na construção dos relatórios, maior eficácia nas tomadas de decisão e gestão otimizada dos riscos dentro do financeiro da companhia.
A automatização de relatórios possibilita a junção e processamento de uma grande quantidade de dados, trazendo números sucintos, realistas e seguros aos gestores.
Computação na nuvem
A AI (Artificial Inteligence) já é uma realidade entre as grandes empresas pelo Brasil e no mundo, mas ainda não é um recurso popular. Por este motivo, o troféu de tecnologia disruptiva ainda está nas mãos da computação em nuvem (cloud computing ou cloud-based systems).
É seguro afirmar que as aplicações cloud-based, de alguma maneira, se relacionam com todos os negócios online e offline nos dias de hoje. Desde um ERP, Internet Banking ou CRM a um simples aplicativo de banco ou caixa eletrônico.
Open Banking
O Open Banking é outra tecnologia que promete trazer mudanças significativas aos meios de pagamento e, consequentemente, aos departamentos financeiros. Consiste em um conjunto de regras e tecnologias que vai permitir o compartilhamento de dados e serviços de clientes entre instituições financeiras por meio da integração de seus respectivos sistemas. Em outras palavras, o Open Banking permitirá que diferentes contas bancárias de um mesmo CPF ou CNPJ em diferentes instituições financeiras conversem entre si – dentre várias outras possibilidades. A integração entre sistemas de gestão e contas bancárias também será facilitada, permitindo inúmeras facilidades.
Melhoria contínua
O profissional exclusivamente executor com perfil apático, que senta em sua cadeira todos os dias e apenas cumpre um conjunto de atividades de forma passiva, tende a perder espaço para o profissional preocupado com a melhoria contínua.
Os gestores precisam da certeza de que seus colaboradores estão monitorando oportunidades e se perguntando sobre como fazer melhor. Quais tecnologias permitem com que façamos mais com menos? Quais processos devem ser aperfeiçoados ou eliminados? As tecnologias e processos precisam ser constantemente revisados para garantir a atualização diante do mercado e garantir o potencial competitivo da empresa.
Estratégia e criatividade
Em sinergia com a necessidade de melhoria contínua, vem o pensamento estratégico e criativo. Ao passo que as tarefas rotineiras precisam ter padrão, constância e consistência, ainda existe um grande espaço para o novo, para a pesquisa, para a experimentação.
Existem novos fornecedores disponíveis? É hora de negociar prazos? Consegue-se descontos ao antecipar pagamentos? É hora de aproveitar a baixa no preço da matéria prima e sugerir um estoque maior?
Um bom profissional de contas a pagar tem clareza sobre quais decisões estão abertas a novidade e não perde a oportunidade de aproveitá-las.
Conhecimentos periféricos
Outra grande expectativa sobre o profissional do contas a pagar moderno é o monitoramento dos eventos que impactam a empresa indiretamente.
Quais os mercados e oscilações que afetam o cenário financeiro da empresa em que você trabalha? Quais os eventos locais ou globais, físicos ou virtuais, que criam ameaças e oportunidades para as finanças da companhia na qual você atua?
Estas informações são preciosas e estas perspectivas constituem um colaborador de alto valor para a corporação na qual trabalha.
Habilidade social e negociação
Parece seguro afirmar que, para construir uma carreira no ambiente financeiro, bastaria uma inclinação para as ciências exatas. Não é mesmo? Acontece que, na rotina deste colaborador, existe muita interação social e eventos sazonais, abrindo espaço para tensão, estresse e ansiedade. Confira abaixo algumas das tarefas do dia a dia da atividade de contas a pagar que são nada exatas:
- Negociar prazos e pagamentos
- Conciliar interesses
- Gestão de conflitos
- Amenizar tensões
Habilidades como comunicação não-violenta ou comunicação assertiva, inteligência emocional e auto regulação emocional são grandemente valorizadas nos profissionais de hoje.
LGPD, compliance e segurança
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei n° 13.709/2018, foi decretada em agosto de 2020 e determina regras para a coleta, o tratamento e o compartilhamento de dados pessoais por empresas e órgãos públicos. As diretrizes da LGPD causaram um extenso impacto na gestão dos dados arquivados por qualquer corporação.
O departamento financeiro armazena algumas das informações mais importantes sobre os clientes, colaboradores e funcionários. Caso haja alguma falha de segurança, pode haver vazamento de dados, prejudicando tanto o consumidor quanto a organização. Por este motivo, as práticas adotadas e os sistemas utilizados precisam estar adequados à LGPD, garantindo a segurança da empresa.
O cuidado rígido com a segurança cibernética também se tornou uma tônica nos últimos anos. Muitos hackers exploram brechas de segurança para fazer o sequestro de dados. Neste modelo de ataque, o criminoso captura ou bloqueia os dados da vítima (pessoa ou empresa) e cobra um resgate para restabelecer o acesso a estes arquivos. O resgate é cobrado em criptomoedas para impossibilitar o rastreio do criminoso.
Outro assunto que já está na realidade dos grandes negócios é o compliance (conformidade, em Inglês). No âmbito institucional e empresarial, compliance é o conjunto de disciplinas que visam garantir o cumprimento das normas legais e regulamentares, bem como as políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio. Esta atividade também busca detectar, evitar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades que possam ocorrer.
Certamente, este assunto ganhará ainda mais importância nos próximos anos. As boas práticas aliadas a um programa sólido ajudam a proteger todos os envolvidos na operação.
Experiência do colaborador
O mercado foi forçado a se adaptar à pandemia de Covid-19. O trabalho remoto criou demandas, impulsionou novas tecnologias e trouxe à tona diversas preocupações sobre a qualidade de vida do colaborador. Para muitos, foi um momento de rever a cultura da empresa para com o funcionário, visando um modelo que traga maior produtividade e felicidade a todos.
O modelo de trabalho híbrido é apontado como tendência em diferentes setores e, no financeiro, não é diferente. O grande desafio é adaptar essa ideia para torná-la possível em diferentes hierarquias e operações. Pesquisas mostram que o trabalho remoto permite uma redução de custos para as empresas, além de gerar maior produtividade e eficiência entre os colaboradores.
Fortalecer o relacionamento com os funcionários já não se trata de ter salas de descanso e jogos. As empresas têm buscado dar ouvidos às reais necessidades e motivações dos seus colaboradores, a fim de criar uma relação saudável e duradoura entre as partes.
Sobre os autores
James Raul Withoeft
Possui formação em Comunicação Social com habilitação em publicidade e propaganda e vasta experiência em branding, direção de arte publicitária, design gráfico, projetos editoriais, CX, UX e UI.
Márcio Chiovatto
